En el ámbito corporativo ecuatoriano, existe una creencia común de que la incorporación de estudiantes o pasantes a una empresa es un trámite informal o carente de regulaciones estrictas. Sin embargo, la legislación ecuatoriana establece normativas precisas para proteger tanto los fines académicos del estudiante como la seguridad jurídica de la compañía.
Un manejo inadecuado de esta figura puede derivar en contingencias severas y en la configuración de una relación laboral oculta. A continuación, desde Insua & Asociados, detallamos las seis características fundamentales del contrato de pasantías que todo empleador debe dominar para operar dentro del marco legal vigente.
Las 6 Claves del Contrato de Pasantías según la Ley Ecuatoriana
1. Naturaleza Jurídica: No es una Relación Laboral
Es imperativo comprender que el vínculo con un pasante no constituye un nexo de trabajo en relación de dependencia. Se trata de un contrato de naturaleza civil. Por consiguiente, las normativas y beneficios estrictos del Código del Trabajo no son aplicables a esta figura, rigiéndose de manera exclusiva por la Ley de Pasantías en el Sector Empresarial.
2. Jornada Limitada de Actividades
La ley protege el tiempo de formación académica del pasante. Por ello, se establece una jornada máxima de actividades de seis (6) horas diarias, distribuidas en un máximo de cinco (5) días a la semana. Exceder este límite horario es una infracción a la normativa que desvirtúa el propósito de la figura.
3. Plazo y Duración Máxima
La pasantía tiene un carácter netamente formativo y temporal. El plazo legal máximo de duración de este contrato es de hasta seis (6) meses. Prolongar las actividades del pasante en la empresa más allá de este período sin cambiar la modalidad contractual genera un alto riesgo de que se considere una relación de dependencia.
4. Estipendio o Remuneración Mensual
Aunque no perciben un salario bajo la figura laboral tradicional, los pasantes tienen el derecho irrenunciable a un reconocimiento económico. La legislación exige que el empleador y el pasante acuerden un estipendio mensual que, en ningún caso, podrá ser menor a un tercio (1/3) del Salario Básico Unificado (SBU) vigente.
5. Afiliación Obligatoria a la Seguridad Social (IESS)
Todo pasante debe contar con cobertura de seguridad social desde su primer día de actividades. Es obligación ineludible de la empresa registrar la afiliación ante el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS). Un punto crítico que todo empleador debe considerar financieramente es que el aporte correspondiente a esta afiliación corre íntegramente por cuenta de la empresa.
6. Convenio Interinstitucional con la Universidad
Este es uno de los requisitos fundamentales y frecuentemente omitidos por desconocimiento. Para que el contrato tenga plena validez, la pasantía debe estar formalmente coordinada y respaldada mediante un convenio con una institución de educación superior. Sin este sustento académico que avale que las actividades son parte de su formación, el contrato pierde su base legal civil.
Riesgos Legales: El Límite entre la Pasantía y la Relación Laboral
Contar con pasantes representa una excelente oportunidad para captar talento joven, aportar a la educación y oxigenar los procesos internos de una compañía. No obstante, conlleva un riesgo legal inminente si la figura no se utiliza adecuadamente.
Se considerará que existe una relación laboral formal (con todas las obligaciones indemnizatorias, pago de beneficios sociales y multas que el Código del Trabajo exige) si se comprueba en una inspección o litigio que el pasante:
- Cumple las funciones regulares, estructurales e indispensables que corresponderían a un empleado de planta.
- Está sometido a horarios completos que exceden el límite legal de las 6 horas diarias.
- Opera bajo un régimen estricto de subordinación directa.
Asesórate y evita complicaciones
Implementar un programa de pasantías requiere rigor jurídico desde la redacción de los convenios hasta el control diario de las actividades, garantizando que su empresa esté blindada contra posibles reclamaciones laborales futuras.
Si tiene dudas sobre la correcta instrumentación de estos contratos o requiere una auditoría preventiva de las modalidades de contratación de su empresa, comuníquese con nosotros. Con gusto le brindaremos la asesoría estratégica que su negocio necesita para operar con total seguridad.
